マンガを活用したランディングページ制作をはじめ、ホームページや動画制作、WEB広告運用などを通じて、企業のWEBマーケティングを支援している株式会社EF。
今回の週刊EFは、久しぶりのお仕事密着企画！📸
今回スポットを当てるのは、EFの「管理部」です！
営業部がお客様への提案や新規開拓を行う一方で、管理部ではご契約後の各種手続きや制作進行、お客様対応など、さまざまな業務を担当しています。
そんな管理部ですが、実は担当する業務によって1日の過ごし方も大きく違います。
そして現在、EFでは管理部の「制作担当」「事務担当」ともに新しい仲間を募集中！🌸
「管理部って普段どんな仕事をしているの？」「実際の働き方が気になる！」という方にも、ぜひ読んでいただきたい内容です！
今回は、「制作担当」と「事務担当」の2つに分けて、それぞれの1日に密着！
普段なかなか見ることのできない、管理部のお仕事の裏側をご紹介します✨
ー制作担当の1日🎨
まずご紹介するのは、マンガLPやホームページ、動画などの制作進行を担う制作担当です！
お客様へのヒアリングから、制作内容の構成、制作に関わるメンバーとの連携、修正対応、納品に向けた進行管理まで。
複数の案件を同時に動かしながら、お客様のご要望を実際の制作物として形にしていくための調整や進行管理を行っています。
それでは、制作担当の1日を覗いてみましょう！
ー9:00｜1日のスタート！案件とスケジュールの確認
出社後、まずは新規案件をスプレッドシートに入力し、制作ヒアリングの予定をカレンダーに登録します。
新しく受注した案件を整理し、今後の制作スケジュールを確認するところから1日がスタート！
ー9:30｜メール・ビジネスLINEの確認
メールを確認し、ビジネスLINEに届いているお客様からの連絡に順番に返信していきます。
制作に関する質問や確認事項、修正依頼など、連絡内容はさまざま。
お客様とのやり取りも制作担当の大切な仕事です。
ー10:00｜制作内容の確認・進行管理
制作に関わるメンバーと案件の進捗を確認し、完成した制作物をお客様へ共有します。
また、制作期日が近づいている案件については、進行状況を確認しながら必要な調整を行います。
複数の案件がスケジュールどおりに進むよう、制作全体の進行を管理します。
ー10:30〜11:15｜お客様への制作ヒアリング
制作ヒアリングのお電話を行います。
お客様のご要望や制作に必要な情報を確認し、電話終了後は内容を整理してお客様へ共有。
11:15からも別のお客様へのヒアリングがあり、午前中からお客様とのやり取りが続きます。
ー11:30｜制作内容の構成・制作準備
ヒアリングで伺った内容をもとに、制作物の構成を考えます。
お客様からいただいた情報を整理し、制作に関わるメンバーへ内容を共有して、制作を進めるための準備を行います。
お客様のご要望を、実際の制作につなげていく工程です。
ー12:00〜12:30｜動画編集・修正・コーディング
マンガ動画の編集や、制作物の修正対応、コーディングなどを進めます。
また、営業担当の案件フォローに必要な実績データやリレーション関連情報の準備など、制作以外の業務にも対応します。
ー13:00｜午後の制作ヒアリング
午後もお客様への制作ヒアリングを行います。
午前中と同様に、ご要望や必要事項を確認し、ヒアリング内容をまとめてお客様へ共有します。
ー13:20｜お待ちかねのランチタイム！🍽️
午前中から制作ヒアリングやお客様対応など、さまざまな業務をこなした後は、お待ちかねのお昼休憩！
会社の近くのお店でランチを楽しみながら、ほっとひと息つきます✨
美味しいご飯を食べて気分もリフレッシュ！
午後の業務に向けて、しっかりエネルギーチャージします😊
ー14:10｜進行が止まっている案件のフォロー
ランチでリフレッシュした後は、再びお仕事モード！
制作が止まっている案件や、お客様からの確認待ちとなっている案件に電話で連絡します。
納品に向けて必要な確認を進めるなど、案件を前に進めるための対応を行います。
制作業務以外のタスクについても、空いた時間を活用して進めます。
ー14:30｜制作構成の作成
ヒアリング内容をもとに、制作物の構成を作成します。
複数の案件を並行して担当しているため、ヒアリング・構成・修正・進行管理を繰り返しながら制作を進めていきます。
ー15:00｜制作ヒアリング・制作進行の調整
再びお客様への制作ヒアリング。
電話終了後には内容をまとめて共有し、制作に関わるメンバーとも必要な確認や調整を行います。
ー16:00｜オンラインミーティング
オンラインでのミーティングに参加します。
制作業務は電話やチャットだけではなく、オンラインでの打ち合わせも行いながら進めています。
ー17:00｜夕方もお客様対応！
夕方も制作ヒアリングや制作進行の確認が続きます。
ビジネスLINEでのお客様対応に加えて、営業担当の案件フォローに必要な実績データやリレーション関連情報の準備なども行います。
ー18:00｜残りのタスクを整理
後回しになっていた制作以外の業務や、その日のうちに対応が必要なタスクを片づけます。
対応漏れがないように確認しながら、1日の業務を締めくくります。
ー18:30｜退社！お疲れさまでした！
朝から夕方まで、制作ヒアリング、構成作成、制作進行の管理、お客様対応など、さまざまな業務を行ってきた制作担当。
一つの制作物が完成するまでには、多くの確認や調整があることが分かりますね！
ー事務担当の1日📋
続いてご紹介するのは、事務担当です！
事務担当では、ご契約後のお客様へのご案内や内容確認、受注情報の登録、各種手続き、書類の管理、納品対応などを行っています。
営業担当が受注した案件について、ご契約後の手続きから納品に向けた事務対応までを支える役割です。
それでは、事務担当の1日も覗いてみましょう！
ー9:00｜ご契約後のお客様対応・受注情報の登録
出社後は、ご契約いただいたお客様へのご案内や契約内容の確認、受注情報の入力からスタート！
営業担当が受注した案件の情報を確認し、必要な内容を登録していきます。
お客様とのご契約内容を正しく管理し、今後の手続きをスムーズに進めるための大切な業務です。
ー10:30｜ランキングの更新
続いて、ランキングの更新を行います。
営業実績などの情報を確認し、最新の内容へ更新していきます。
日々変化する数字を正しく反映することも、事務担当の仕事の一つです。
ー11:00｜ご契約後の各種手続き・書類対応
ご契約後に必要となる各種手続きや、郵送書類の対応を行います。
必要な書類や契約情報を確認しながら、案件がスムーズに進むよう、一つひとつ丁寧に対応していきます。
ー13:20｜ランチタイムでリフレッシュ！🍽️
午前中の業務がひと段落したら、お昼休憩！
会社の近くのお店でランチを楽しみます✨
美味しいご飯を食べながら、仕事の合間にリラックス。
午後からも集中して業務に取り組めるよう、しっかりリフレッシュします😊
ー14:10｜書類の進捗確認・お客様へのご連絡
午後は郵送書類の進捗を確認し、必要に応じてお客様へ連絡します。
書類のやり取りや確認事項について、状況に合わせて対応していきます。
ー15:40｜納品対応・契約関連の事務手続き
夕方にかけては、納品に関する対応や郵送書類の確認、ご契約に関する各種手続きを進めます。
案件ごとに必要な対応が異なるため、状況を確認しながら正確に進めていきます。
ー随時｜お客様対応・各種手続きにも対応！
事務担当の仕事は、決まった時間の業務だけではありません。
1日を通して、ご契約後のお客様へのご案内や内容確認、契約に関する各種手続き、郵送書類の返却対応、お客様からのお電話対応なども随時行っています。
予定していた業務を進めながら、その都度発生する対応にも取り組むのが事務担当の1日です。
ー同じ管理部でも、仕事内容はこんなに違う！
今回、制作担当と事務担当の1日を比べてみると、同じ管理部でも業務内容が大きく異なることが分かります。
🎨 制作担当
お客様へのヒアリング、制作内容の構成、制作に関わるメンバーとの連携、制作物の修正、進捗管理など、主に制作を進めるための業務を担当。
📋 事務担当
受注情報の登録、ご契約後のお客様へのご案内、契約関連の各種手続き、書類管理、納品対応など、主にご契約後の事務業務を担当。
それぞれ担当する仕事は違いますが、共通しているのは、お客様や案件の状況に合わせて、必要な対応を一つひとつ進めていること。
営業担当が受注した案件も、その後の確認や手続き、制作進行など、さまざまな工程を経て納品へとつながっていきます。
その過程を担っているのが、管理部のメンバーです。
ーお客様への納品までを支える、管理部の仕事。
普段、営業担当がお客様と商談している間にも、管理部ではさまざまな案件が動いています。
新規案件の登録。
ご契約後のお客様へのご案内。
制作ヒアリング。
契約関連の各種手続きや書類対応。
制作物の構成や修正。
納品に向けた進捗管理。
一つひとつの業務は違っていても、すべてがお客様への納品につながる大切な仕事です。
EFには、営業だけではなく、さまざまな役割を担うメンバーがいます。
それぞれが自分の役割を果たし、連携することで、一つの仕事が完成していく。
今回の密着企画を通じて、普段はなかなか見えない管理部の仕事内容を少しでも知っていただけたでしょうか？😊
ー管理部では、一緒に働く仲間を募集中！🌸
そして現在、株式会社EFでは、管理部の「事務担当」「制作担当」それぞれの職種で新しい仲間を募集しています！🎉
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今回の記事を読んで、少しでも管理部のお仕事に興味を持っていただけたら嬉しいです！
皆さまからのご応募を、心よりお待ちしております！😊
次回の週刊EFもお楽しみに！
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